Mettre à l’abri factures, devis et fiches de paye, c’est primordial. Mais pouvoir accéder rapidement à ces très nombreux papiers l’est tout autant. Entre lieux sécurisés et piles de documents qui s’entassent sur le bureau, le coffre-fort électronique est devenu un compromis très efficace.
Une minute gagnée sur une journée de travail, c’est toujours cela de pris. Les créateurs de coffre-forts en ligne l’ont bien compris et mettent à votre disposition nombre d’outils pour ne plus perdre de temps à chercher vos documents. En vous proposant de classer les papiers que vous y stockez, de les labelliser avec des mots clés pour mieux les retrouver, voire de rapatrier automatiquement vos factures électroniques grâce à des programmes, ils séduisent de plus en plus les professionnels.
Partagez facilement vos documents
Mieux, ils fournissent un endroit sûr pour conserver ces données, accessible à toute heure de la journée, où que vous soyez. Et par qui vous voulez. En effet, si le coffre le permet, vos employés, clients ou fournisseurs pourront accéder aux documents stockés que vous souhaitez partager. Haut de gamme, Securio propose pour 264 euros HT minimum par an l’usage de six coffres, afin de dédier chacun à un usage spécifique (accès aux clients, aux fournisseurs, comptabilité etc.) Plus abordables mais moins perfectionnés, d’autres sites permettent aussi ce genre de partage, comme le gratuitDigiposte de La Poste (3 Go d’espace offert) ou les payants E-coffrefort, Sécuribox-PRO et Xambox. Reste alors à faire votre choix en fonction de leur prix et des options (rappel d’échéances, application mobile…) dont vous souhaitez bénéficier.
Créez des preuves juridiques
La présence d’un système d’horodatage, sorte de « cachet de poste faisant foi » certifiant que le document n’a pas été modifié depuis la date de son dépôt, pourrait alors faire la différence. Car si la loi oblige à conserver nombre de papiers, elle différencie les documents originaux et ceux numérisés, par scanner ou faxés, considérés comme des copies. Les coffres ayant recours à ce système donnent ainsi plus de poids en cas de procédure judiciaire. Tout comme ceux qui, tel Securio, intègrent une messagerie reconnaissant les signatures électroniques et fournissent la même valeur légale à un mail qu’à un courrier.
Astuces pour ne pas se tromper de coffre
Fournir tous les documents de son entreprise à un tiers, ce n’est pas rassurant. Mais quelques pistes devraient vous orienter vers le bon coffre.
N’optez que pour l’envoi crypté des fichiers et les plateformes sécurisées.
Privilégiez les coffres garantissant clairement la sécurité et la confidentialité de vos documents ainsi que la protection de vos données personnelles.
Choisissez les options dont vous avez besoin : horodatage, conservation des signatures numériques, partage de fichiers, rappel d’échéances, application mobile…
Veillez sur vos données en créant un bon mot de passe, à ne pas divulguer !
Conservez vos documents originaux et des copies avec un autre système de sauvegarde. Evitez de déposer vos fichiers les plus confidentiels : les coffres-forts électroniques ne sont pas infaillibles.